Ускоряем работу в Экселе

Ускоряем работу в Экселе

Делаем свой макрос

Недавно мы рассказали, что такое макросы. Теперь применим их в деле. 

Вот основное, что нам понадобится из теории:

  • у некоторых программ есть свой встроенный язык программирования (обычно простой);
  • с его помощью можно автоматизировать некоторые действия программы — писать для неё алгоритмы;
  • этот алгоритм называется макросом;
  • с помощью макросов можно быстро обрабатывать много документов, если эта обработка каждый раз происходит по стандартной схеме.

Записываем макрос в Excel

Допустим, нам нужно обработать много таблиц по одному и тому же шаблону:

  • сделать жирным первую строку и первый столбец;
  • поставить шрифт 18-го размера в первой строке с названием полей и сделать там зелёный фон;
  • добавить нижнюю линию, чтобы отделить заголовок от содержимого.

Если делать каждый раз всё вручную, уйдёт много времени, поэтому запишем макрос, который сделает то же самое.

Запишем — это значит, что мы на примере одной таблицы с помощью клавиатуры и мышки покажем Экселю, что нужно делать, а он это переведёт на свой внутренний язык макросов.

Для этого заходим в меню «Сервис» → «Макрос» → «Записать новый макрос»:

Ускоряем работу в Экселе

Дальше придумываем название для макроса и местом сохранения выбираем «Личную книгу макросов» — так мы сможем вызывать наш макрос в любом документе. При желании можно заполнить описание — пригодится, если макросов будет много:

Ускоряем работу в Экселе

Теперь Excel готов записывать все наши действия. Сначала всё проговорим, а потом покажем на видео, чтобы было понятно, что там происходит:

  1. Нажимаем на номер первой строки (1), чтобы выделить всю строку.
  2. Нажимаем на клавиатуре Ctrl+B (или Cmd+B), чтобы сделать её жирной. Ещё вместо этого можно нажать букву «Ж» на панели инструментов — результат будет одинаковый.
  3. Первая строка ещё выделена, поэтому можем продолжать с ней работать. Выбираем на панели инструментов цвет заливки — пусть это будет светло-зелёный.
  4. Там же на панели инструментов нажимаем на кнопку с видимой нижней границей — так мы добавим отбивку линией.
  5. Перед тем как закончить с первой строкой, находим на панели инструментов цифру с размером шрифта и меняем значение на 18.
  6. С первой строкой закончили, переходим к первому столбцу. Чтобы выделить весь столбец, нажимаем на букву «A».
  7. Теперь сделаем его жирным — для этого два раза нажимаем на «Ж»: первый раз это снимет жирность с первой ячейки, а второй — установит её на весь столбец
  8. Единственное, что нам осталось с ним сделать, — вписать размер шрифта 18 в поле с размером и нажать энтер.

Когда всё готово и наша таблица выглядит как нужно — нажимаем значок «Стоп»: это квадратик в нижнем левом углу программы:

Ускоряем работу в Экселе

Запускаем макрос

Чтобы проверить макрос в деле, его нужно запустить в новой таблице, которую ещё не привели в порядок. Открываем новую таблицу, выбираем в меню «Сервис» → «Макрос» → «Макросы», находим тот, который нам нужен, и нажимаем «Выполнить»:

Ускоряем работу в Экселе

Но это тоже долго: каждый раз тянуться мышкой в меню и находить нужный макрос. Гораздо быстрее будет назначить для этого макроса горячие клавиши — мы просто нажимаем нужное сочетание на клавиатуре, и макрос сразу применяется к таблице.

Чтобы добавить горячую клавишу вызова для макроса, делаем так:

  1. Заходим в меню «Сервис» → «Макрос» → «Макросы».
  2. Выбираем нужный и нажимаем «Параметры».
  3. В поле «Сочетание клавиш» добавляем букву, которая будет участвовать в комбинации. Например, букву «К».
  4. Теперь макрос будет вызываться при одновременном нажатии Opt+Cmd+K (Alt+Ctrl+K в Windows).
  5. Нажимаем «Сохранить» и закрываем меню с макросами.

Ускоряем работу в Экселе

Чтобы убедиться, что всё работает, откроем ещё одну новую таблицу и нажмём нашу комбинацию клавиш:

Теперь то, на что раньше уходила пара минут или больше, можно сделать за пару секунд и одно нажатие. В этом и есть суперсила автоматизации: мы один раз объясняем компьютеру, что надо сделать, а потом применяем это каждый раз, когда нужен тот же результат.

Что дальше

Запись макросов — это самый простой способ, но есть вариант покруче: написать свой код в редакторе. Сделаем это в следующий раз.

Текст:

Михаил Полянин

Редактор:

Максим Ильяхов

Художник:

Алексей Сухов

Корректор:

Ирина Михеева

Вёрстка:

Кирилл Климентьев

Соцсети:

Виталий Вебер

Получите ИТ-профессию
В «Яндекс Практикуме» можно стать разработчиком, тестировщиком, аналитиком и менеджером цифровых продуктов. Первая часть обучения всегда бесплатная, чтобы попробовать и найти то, что вам по душе. Дальше — программы трудоустройства.
Начать карьеру в ИТ
Получите ИТ-профессию Получите ИТ-профессию Получите ИТ-профессию Получите ИТ-профессию
Еще по теме
easy