Мы уже писали о том, как правильно отдыхать, чтобы получалось восстанавливать силы после рабочего дня. Сегодня расскажем о приёмах, которые помогут повысить продуктивность, но при этом не гореть и не ждать наступления вечера пятницы как праздника.
Начните с основ
Какие бы усилия мы ни прикладывали к тому, чтобы делать и успевать как можно больше, нас не хватит надолго, если не выполняются базовые требования нашего организма:
- регулярный полноценный сон;
- регулярное питание;
- регулярная физическая активность.
Без регулярного полноценного сна мы не сможем восстанавливать свои силы после прошедшего дня, чтобы эффективно провести следующий.
Без регулярного питания у организма не будет сил что-то делать.
Без регулярной физической активности наш мозг, внутренние органы и мышцы не будут получать достаточно кислорода, чтобы справляться с нагрузками. Не обязательно проводить каждый день в спортзале, достаточно просто оставаться в движении: делать зарядку, гулять, плавать, кататься на велосипеде и так далее.
Если вы уже наладили режим сна, питания и физической активности, можно переходить к следующим приёмам.
Записывайте всё и делайте заметки
Наш мозг устроен так, что может запоминать очень много данных. Но нам сложно держать в уме всё сразу, и большую часть информации мы забываем спустя довольно короткое время. С нами и вокруг нас постоянно что-то происходит, и для мозга это служит новыми данными. Он радостно хватается за новое, а старое (и часто важное) начинает забывать, потому что его возможности не так безграничны, как нам хочется.
Чтобы не упустить что-то важное и уменьшить нагрузку на мозг, можно записывать всё, что мы делаем, думаем, чувствуем, узнаём. Если не хочется возиться с рукописными заметками, можно использовать блокнот в смартфоне. Но лучше записывать всё вручную, потому что в таком случае к процессу подключается наша мышечная память. Когда мы пишем что-то на бумаге, мозг как бы фиксирует этот факт, а тело — создаёт резервную копию записанной информации. Можно представить, что такие записи — это сохранения в игре: к ним можно всегда вернуться и вспомнить что-то важное.
Для удобства работы с заметками их можно систематизировать: выписывать важные мысли о будущем, идеи по конкретному проекту, вопросы к предстоящему созвону, ключевые мысли из прочитанной книги и так далее. В результате нам будет легко не потерять нужную нам информацию, а мозг освободится для работы и новых идей и при этом не будет перегружен.
Ведите списки дел
В каком-то смысле это продолжение предыдущего пункта, но мы вынесли его отдельно. Когда у нас есть список дел, мы видим, сколько предстоит работы, и можем правильно распланировать время. А ещё так мы всегда знаем, чем заняться. Это помогает не держать в голове лишнюю, хотя и важную, информацию. При этом никто не требует от нас того, чтобы мы делали как можно больше. Но незаписанная задача либо кажется нашему мозгу менее важной, либо, наоборот, преследует нас в мыслях всё время, если мы боимся о ней забыть.
Не обязательно заполнять каждый день задачами под завязку. Если что-то не получится сделать, это может демотивировать и снижать продуктивность. Можно делать так, как учил старик Эйзенхауэр: выписывать срочные важные задачи, срочные неважные задачи, несрочные важные задачи и несрочные неважные задачи. Самыми важными считается важное, но не срочное, но все сначала делают важное и срочное. Если у вас много такого — раскидайтесь с ним и принимайтесь за важное и несрочное. Потом себе спасибо скажете :-)
Не всем такое заходит, но попробовать можно. При этом желательно сразу разбивать большие задачи на маленькие подзадачи — это опять же поможет правильно оценить фронт работ и оценить нужное время.
Если какие-то задачи регулярные, лучше распланировать их в календаре на долгое время вперёд. Например, если нужно каждое 15-е число месяца отправлять показания счётчиков, создайте напоминание с повторением каждый месяц — и забудьте о том, чтобы не забыть сделать, что нужно. Календарь напомнит.
У ведения списков дел есть важный положительный момент: когда мы вычёркиваем выполненную задачу из списка, мы испытываем гордость собой и удовлетворение от проделанной работы. Это заряжает нас на то, чтобы не останавливаться на достигнутом и сделать что-то ещё.
Не зацикливайтесь, если что-то не получается
Бывает так, что что-то не получается. Например, мы долго сидим над кодом и никак не можем понять, почему он работает не как задумано и где ошибка. Или мы ищем ответ на какой-то вопрос и долго не находим его.
В такой ситуации нужно не зацикливаться на проблеме, а сделать паузу. Мы не предлагаем бросать работу при первой трудности, но если задача уже отняла у вас больше времени, чем вы рассчитывали, сделайте паузу. Например, можно выйти на прогулку или отвлечься на что-то: сделать чай или кофе, полистать ленту или позалипать немного на развлекательном сайте или в Ютубе (только не превращайте это в прокрастинацию).
Во время перерывов наш мозг продолжает работать в фоновом режиме и обрабатывать задачу. Но даже если решение не пришло на ум, пока вы делали паузу, мозг всё равно переключится с проблемы и получит небольшую передышку. После этого можно вернуться к тому, что не получается, с новыми силами. И помните: всегда лучше попросить о помощи у других, чем тратить время напрасно и затягивать сроки.
Работайте интервалами и делайте перерывы
Ключ к продуктивности вовсе не в том, чтобы работать целый день, не вставая с места и не отрывая взгляда от монитора. Дело в том, что спустя 70–90 минут сосредоточенной работы мозг начинает уставать. Получается, что работа без перерывов приводит не к продуктивности, а к переутомлению, после которого мозгу нужно восстанавливаться дольше обычного.
Распланировать время можно по-разному. Одна из таких техник называется помодоро: там работа выполняется интервалами, а между ними — перерывы на отдых. Классический подход — работать спринтами по 25 минут с перерывами на 5–10 минут, а спустя четыре таких спринта сделать паузу на 15–20 минут. Мозг перезарядится, а вы отдохнёте.
Шаблонизируйте свою рутину
Мы очень много времени и сил тратим каждый день на незначительные решения: что приготовить на завтрак, чем заняться вечером, какие продукты купить, куда сходить на выходные и так далее. Помимо того, что это отнимает время, это ещё и нагружает мозг всякой мелочью.
Это время можно сэкономить, если шаблонизировать свою повседневную жизнь. Например, можно один раз составить разнообразное меню на неделю, определить соответствующий ему список нужных продуктов и навсегда избавиться от необходимости выбирать блюдо для приготовления и составлять списки продуктов.
Автоматизируйте всё, что делаете больше трёх раз
Автоматизация процессов позволяет сэкономить время и энергию, которые можно потратить на более важные и творческие задачи. Вот как можно автоматизировать рутинные задачи:
- Используйте любую систему для ведения списков дел. Это могут быть те же рукописные заметки или специальная программа.
- Настройте электронную почту, если вам приходится регулярно сортировать письма. Специальные фильтры и правила помогают автоматически сортировать и пересылать сообщение.
- Создайте шаблоны. Например, если вы регулярно готовите какие-то отчёты о проделанной работе, используйте заготовки текста, в которые останется только внести актуальные данные. Проверяющий ваши отчёты не станет обращать внимание на повторяющийся стиль изложения.
- Используйте макросы и скрипты. С их помощью можно автоматически выполнять действия, которые обычно требуют несколько шагов, нажатием одной кнопки или постановкой одной команды.
И главное: используйте то, что у вас уже есть
Мы часто говорим себе: «Вот куплю более мощный компьютер и стану круче». Или: «Пройду эти курсы по жарке пельменей и буду готовить как ресторатор». Но чаще всего это заблуждение или проявление синдрома отложенного будущего. Мы как будто тормозим себя сейчас из-за того, что в будущем сможем делать это лучше, а пока лучше не делать ничего.
Конечно, в этих правилах, как и везде, есть исключения. Если наш компьютер не может обрабатывать большие массивы данных, мы не сможем запустить на нём нейросеть. Но стать круче можно и с тем компьютером, что уже есть. Дело не в компьютере. Синк эбаут ит.
