Что такое канбан

Если зайти в любой айтишный офис, где-нибудь на стене вы увидите доску со списком задач и цветными стикерами. Это канбан-система: её используют для управления проектом:

Теперь посмотрим глубже на весь этот процесс.

Подготовка задач для очереди

Задачи нельзя просто взять и сделать. Сначала их нужно сформулировать — так, чтобы исполнителям было всё понятно.

Например, заказчику нужен сайт. Для его создания нужно сделать несколько последовательных вещей: придумать дизайн, сверстать, натянуть на систему управления контентом, подготовить контент и всё протестировать. Каждая из задач требует каких-то вводных. Эти вводные нужно собрать, согласовать с клиентом, сформулировать чёткое задание:

Сформулировать ответы на эти вопросы — работа менеджера. Он ходит к клиенту, общается с командой, формулирует вопросы и ответы, и в итоге у него получаются задачи для исполнителей.

👉 В идеальной ситуации в рабочий процесс должны попадать только согласованные задачи, которые требуют от исполнителей только технических навыков. Разработчик берёт свою «карточку», исполняет всё чётко по заданию, отдаёт её дальше. Так мы получаем эффективную и быструю разработку.

❌ В реальности редко бывает, что задание сформулировано прямо идеально, поэтому команде всё-таки приходится уточнять. Чем больше такой работы на них выпадает, тем медленнее двигается разработка.

Рабочий процесс

Теперь нам нужно разбить рабочий процесс на стадии, через которые должна проходить каждая задача. Например, без дизайна нельзя начинать разработку, а без разработки переходить к вёрстке, созданию контента и тестированию сайта.

На этом этапе за каждой задачей закрепляется исполнитель и могут вводиться лимиты на количество выполняемых задач — если на стадии «Дизайна» стоит лимит «2», то только два макета могут находиться на руках у дизайнеров.

Выполненную задачу исполнитель должен отправлять на проверку и только в случае отсутствия замечаний она может перейти на следующую стадию.

Так карточки с задачами постепенно двигаются между этапами. Каждый видит свой фронт работ. Каждый понимает, что в его «стопке» появится только та задача, которая уже прошла все предварительные этапы. В идеальной ситуации каждый исполнитель уверен, что в карточке задачи уже есть всё необходимое для работы — ничего уточнять не нужно.

Завершение

Когда задача выполнена, нужно зафиксировать затраченное время и комментарии исполнителей.

Анализируя время, мы видим скорость выполнения задач и можем заранее планировать проекты. Если мы знаем, что дизайн такого-то объёма был сделан за 7 дней, мы не будем в следующем проекте планировать дизайн за 2 дня. Это даст нам больше уверенности в следующих проектах.

Важно фиксировать время, потому что через месяц менеджер и дизайнер уже сами не вспомнят, сколько они сидели над каждой задачей. А когда всё записано — можно отследить.

Комментарии исполнителей помогают корректировать сам рабочий процесс. Например, если менеджер принял от клиента логотип в «Ворде», а не в виде исходника графического файла, то это проблема для дизайнера. Дизайнер обращает на это внимание менеджера: «Не надо так». Всё должно быть зафиксировано, чтобы никто потом не сказал, что не был в курсе.

Легенда карточек

Для запуска канбан-системы осталось разработать легенду карточек — это цветная маркировка, по которой участники команды могут понимать статус задачи. Для маркировки нежелательно использовать более пяти цветов — так канбан-доска станет чересчур пёстрой и потеряет свою визуальную наглядность.

Если у вас сложный процесс и нужны дополнительные обозначения — используйте значки или иконки. Например, возле задач со строгим дедлайном можно ставить часы ⏳, а возле задач, разделённых на несколько исполнителей, — метки с флагом 🚩 Ограничений нет, поэтому выбирайте любые обозначения.