Сразу к делу: сейчас настолько много разных техник планирования и управления своими делами, что с ходу в них бывает сложно разобраться. Мы собрали основные из них и разобрали каждый элемент по отдельности, чтобы каждый смог найти что-то подходящее. Для наглядности к каждой теме нашли по три плюса и минуса. Как говорится, чётко, по делу и без воды.
Поехали.
Системы планирования
GTD (Getting Things Done)
GTD — это методология управления задачами, которая фокусируется на сборе всех задач в одном месте, их организации по контекстам и проектам, и регулярном обзоре. Основная идея — освободить мозг от необходимости помнить о задачах, чтобы сосредоточиться на их выполнении.
✅ Плюсы:
- Снижает стресс и тревогу от незавершённых задач.
- Помогает организовать большое количество разнородных задач.
- Повышает продуктивность за счёт чёткой системы.
❌ Минусы:
- Требует времени на настройку и поддержание системы.
- Может быть избыточной для небольших проектов.
- Некоторым людям сложно придерживаться всех этапов.
Кому подходит: программистам, работающим над несколькими проектами одновременно, и тем, кто часто сталкивается с большим потоком входящих задач и информации.
Метод Помодоро
Метод Помодоро — это техника управления временем, основанная на работе короткими интервалами (обычно 25 минут), называемыми «помидорами», с короткими перерывами между ними. После четырёх «помидоров» следует более длительный перерыв.
✅ Плюсы:
- Помогает сохранять фокус и избегать прокрастинации.
- Предотвращает выгорание за счёт регулярных перерывов.
- Позволяет точнее оценивать время выполнения задач.
❌ Минусы:
- Может прерывать поток работы, особенно когда программист находится в состоянии высокой концентрации.
- Не всегда подходит для задач, требующих длительного непрерывного внимания.
- Может быть сложно синхронизировать с графиком встреч и совещаний.
Кому подходит: всем, кому сложно сосредоточиться на задачах, тем, кто склонен к прокрастинации или работает в среде с частыми отвлечениями.
Матрица Эйзенхауэра
Это метод приоритизации задач, основанный на их важности и срочности. Задачи делятся на четыре квадранта: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.
✅ Плюсы:
- Помогает сосредоточиться на действительно важных задачах.
- Уменьшает стресс от кажущейся срочности всех задач.
- Способствует стратегическому мышлению и планированию.
❌ Минусы:
- Может быть сложно определить важность некоторых задач.
- Не учитывает сложность или время выполнения задач.
- Может привести к откладыванию несрочных, но важных задач.
Кому подходит: людям на руководящих должностях, тем, кто часто сталкивается с конфликтующими приоритетами или работает в условиях постоянных срочных запросов.
Kanban
Канбан — визуальная система управления рабочим процессом, использующая доски с колонками для отображения этапов выполнения задач (например, «Сделать», «В процессе», «Сделано»). Основная идея — ограничение количества одновременно выполняемых задач.
✅ Плюсы:
- Обеспечивает наглядность рабочего процесса.
- Помогает выявлять и устранять узкие места в процессе разработки.
- Гибкая и легко адаптируемая система.
❌ Минусы:
- Может быть менее эффективной для долгосрочного планирования.
- Требует дисциплины для поддержания актуальности доски.
- Может создавать иллюзию прогресса при простом перемещении карточек.
Кому подходит: разработчикам в команде, особенно в условиях частых изменений приоритетов или при необходимости визуализировать рабочий процесс.
Agile-методологии
Так обычно называют семейство гибких подходов к разработке программного обеспечения, основанных на итеративной разработке, динамическом формировании требований и обеспечении их реализации в результате постоянного взаимодействия внутри самоорганизующихся рабочих групп. Звучит сложно, но внутри есть много интересного.
✅ Плюсы:
- Позволяет быстро адаптироваться к изменениям требований.
- Способствует более тесному взаимодействию с заказчиком.
- Обеспечивает регулярную обратную связь и возможность корректировки курса.
❌ Минусы:
- Может быть сложно применить в крупных организациях с устоявшимися процессами.
- Требует высокого уровня вовлечённости и самоорганизации от команды.
- Может привести к «бесконечной» разработке без чёткого завершения проекта.
Кому подходит: тем, кто работает в динамичной среде с часто меняющимися требованиями, командам, разрабатывающим инновационные продукты или работающим в условиях неопределённости.
Бумажные инструменты планирования
Ежедневники
Это обычные или структурированные блокноты с разметкой по дням, неделям и месяцам, предназначенные для планирования задач и встреч. Они позволяют видеть своё расписание на день, неделю или месяц в одном месте.
✅ Плюсы:
- Тактильный опыт способствует лучшему запоминанию.
- Не зависит от электронных устройств и интернета.
- Легко персонализировать под свои нужды.
❌ Минусы:
- Отсутствие автоматических напоминаний.
- Сложно вносить изменения или переносить задачи.
- Ограниченное пространство для записей.
Кому подходит: всем, кто любит и кому важен тактильный опыт, кто лучше воспринимает информацию при письме от руки, а также тем, кто хочет меньше времени проводить перед экраном.
Bullet Journal
Bullet Journal (или BuJo) — это гибкая система ведения записей, сочетающая ежедневник, список дел и дневник. Основная идея — использование различных маркеров (буллетов) для быстрой записи и категоризации задач, событий и заметок.
✅ Плюсы:
- Высокая степень кастомизации.
- Способствует регулярной рефлексии и планированию.
- Объединяет различные аспекты жизни в одном месте.
❌ Минусы:
- Требует времени на настройку и поддержание системы.
- Может быть избыточным для тех, кому нужно только базовое планирование.
- Отсутствие цифровых функций (поиск, синхронизация).
Кому подходит: творческим людям и тем, кто любит структурировать информацию по-своему, а также тем, кто ценит процесс рукописного планирования и рефлексии.
Простые блокноты
Обычно это чистые тетради или блокноты без предварительной разметки, которые можно использовать для записи задач, идей, заметок в свободной форме. Как удобно — так и пишешь (или рисуешь).
✅ Плюсы:
- Максимальная гибкость в использовании.
- Подходит для быстрых заметок и набросков.
- Не ограничивает творческий процесс жёсткой структурой.
❌ Минусы:
- Отсутствие структуры может привести к хаосу в записях.
- Сложно организовать информацию для долгосрочного использования.
- Нет встроенных функций планирования.
Кому подходит: разработчикам, которые предпочитают неструктурированный подход к записям, тем, кто часто делает наброски алгоритмов или архитектуры, а также для быстрой фиксации идей во время мозговых штурмов.
Цифровые инструменты планирования
Приложения (Todoist, Trello, Asana)
Классика современного жанра — цифровые инструменты для управления задачами и проектами. Они позволяют создавать, организовывать и отслеживать задачи, часто с возможностью совместной работы.
✅ Плюсы:
- Синхронизация между устройствами.
- Возможность совместной работы и делегирования задач.
- Автоматические напоминания и интеграции с другими сервисами.
❌ Минусы:
- Может отвлекать из-за постоянных уведомлений.
- Требует времени на освоение всех функций.
- Зависимость от интернет-соединения (для некоторых функций).
Кому подходит: всем, кто работает в команде, кто часто переключается между устройствами, а также тем, кто ценит автоматизацию и интеграцию в рабочем процессе.
Календари (Google Calendar, Apple Calendar)
Цифровые календари позволяют планировать и отслеживать события, встречи и дедлайны. Они обычно синхронизируются между устройствами и могут интегрироваться с другими приложениями.
✅ Плюсы:
- Легко делиться расписанием и планировать встречи.
- Автоматические напоминания о событиях.
- Возможность повторяющихся событий и быстрого переноса.
❌ Минусы:
- Может быть сложно визуализировать долгосрочные проекты.
- Не всегда удобно для управления задачами без конкретной даты.
- Есть риск перегрузки календаря, что может привести к стрессу от самого факта такой большой нагрузки.
Кому подходит: программистам с плотным графиком встреч, тем, кто работает в распределённых командах с разными часовыми поясами, а также тем, кто предпочитает чёткое временное структурирование своего дня.
Заметки (Evernote, OneNote)
Приложения для заметок позволяют создавать, организовывать и хранить различные типы информации — от простых текстовых заметок до сложных документов с изображениями и файлами.
✅ Плюсы:
- Возможность хранить и организовывать большие объёмы разнородной информации.
- Мощные функции поиска.
- Синхронизация между устройствами и возможность совместного доступа.
❌ Минусы:
- Может быть избыточным для простого управления задачами.
- Риск «информационного захламления» при неправильной организации.
- Часто требует платной подписки для полного функционала.
Кому подходит: разработчикам, которые работают с большим количеством документации и справочных материалов. А ещё тем, кто часто делает заметки во время встреч или обучения, и всем, кто нуждается в централизованном хранилище для всей рабочей информации.
Подходы к организации дел
По проектам
Организация задач по проектам подразумевает группировку всех задач, связанных с определённым проектом или продуктом, вместе. Это позволяет сосредоточиться на конкретном проекте и видеть все связанные с ним задачи в одном месте.
✅ Плюсы:
- Облегчает отслеживание прогресса по каждому проекту.
- Помогает сохранять фокус на конкретном проекте.
- Упрощает планирование и распределение ресурсов.
❌ Минусы:
- Может быть неэффективным при работе над несколькими проектами одновременно.
- Затрудняет приоритизацию задач между разными проектами.
- Может привести к «туннельному зрению», когда теряется общая картина.
Кому подходит: программистам, работающим над чётко определёнными проектами, особенно если они сосредоточены на одном проекте в течение длительного времени.
По контексту (дом, работа, в пути)
Этот подход предполагает группировку задач по контексту, в котором они могут быть выполнены. Например, задачи, которые можно выполнить только на работе, дома или в пути, группируются вместе.
✅ Плюсы:
- Повышает эффективность, позволяя выбирать задачи, подходящие для текущего контекста.
- Уменьшает когнитивную нагрузку при переключении между разными сферами жизни.
- Помогает балансировать рабочие и личные задачи.
❌ Минусы:
- Может усложнить отслеживание прогресса по проектам.
- Не всегда эффективен для задач, которые можно выполнять в любом контексте.
- Может привести к откладыванию важных задач, если они не соответствуют текущему контексту.
Кому подходит: тем, кто часто работает в разных местах или имеет чёткое разделение между рабочими и личными задачами. Последнее иногда сложно, но мы к этому стремимся :-)
По энергозатратности
Организация задач по энергозатратности предполагает группировку задач в зависимости от того, сколько умственной или физической энергии требуется для их выполнения. Это позволяет выбирать задачи в соответствии с текущим уровнем энергии и концентрации.
✅ Плюсы:
- Позволяет эффективно использовать периоды высокой и низкой продуктивности.
- Помогает избежать выгорания, распределяя сложные задачи.
- Способствует более равномерному распределению нагрузки в течение дня.
❌ Минусы:
- Может быть субъективным — оценка энергозатратности может меняться.
- Не учитывает срочность или важность задач.
- Может привести к откладыванию сложных, но важных задач.
Кому подходит: разработчикам, которые замечают значительные колебания в своей продуктивности в течение дня. Ещё подходит тем, кто стремится оптимизировать свою энергию и избежать выгорания.
По срочности и важности
Этот подход, часто связанный с матрицей Эйзенхауэра, предполагает разделение задач на четыре категории: срочные и важные, важные, но не срочные, срочные, но не важные, и не срочные и не важные.
✅ Плюсы:
- Помогает сосредоточиться на действительно важных задачах.
- Уменьшает стресс от кажущейся срочности всех задач.
- Способствует стратегическому мышлению и планированию.
❌ Минусы:
- Может быть сложно точно определить важность и срочность некоторых задач.
- Не учитывает контекст или энергозатратность задач.
- Может привести к пренебрежению задачами, которые кажутся менее важными, но необходимы для долгосрочного успеха.
Кому подходит: людям на руководящих должностях, тем, кто часто сталкивается с конфликтующими приоритетами, а также тем, кто стремится улучшить свои навыки стратегического планирования.
